Politica de confidențialitate

  1. Informații generale

Confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările principale ale EUROPX HR SOLUTIONS, cu datele de identificare prezente în acest document, în subsolul paginii, în calitate de operator de date. Acest document are rolul de a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, în contextul utilizării paginii de internet www.recrutare-smart.ro („Site-ul”) sau, după caz în contextul datelor şi documentelor trimise prin modalităţile de contact ale afişate ale companiei.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 [GDPR] și cu legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, cu modificarile si completarile ulterioare. În acest sens, vă comunicăm prezenta modul prin care urmărim să vă ajutăm să înțelegeți cum colectăm datele dvs. personale, ce categorii de date prelucrăm, de ce le prelucrăm, ce facem cu datele dvs., cum le folosim, cum le păstrăm, cui le transmitem și de ce, care sunt drepturile dvs. și cum vi le puteți exercita si stergerea/distrugerea acestor date.

Termeni și definitii

In sensul prezentei Politici de confidențialitate și a politicii GDPR, termenii utilizați vor avea următoarele sensuri: 

  • „date cu caracter personal” – orice informatii privind o persoana fizica
  • identificata sau identificabila („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale; 
  • „prelucrare” – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea; 
  • „restricționarea prelucrării” – marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora; 
  • „creare de profiluri” – orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă in utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoana fizica, in special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanta la locul de munca, situatia economica, sanatatea, preferintele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul in care se afla persoana fizica respectiva sau deplasarile acesteia; 
  • „sistem de evidență a datelor” – orice set structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie ele centralizate, descentralizate sau repartizate după criterii funcționale sau geografice; 
  • „operator”– persoană fizică sau juridică, autoritatea publică, agenție sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevazute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern; 
  • „persoana imputernicita de operator” –persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului; 
  • „destinatar” – persoana fizica sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căruia îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritatile publice carora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării; 
  • „parte terță” – o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicita de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal; 
  • „consimțămant”al persoanei vizate – orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate; 
  • „încălcarea securității datelor cu caracter personal” – o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod sau la accesul neautorizat la acestea; 
  • „date biometrice” – o date cu caracter personal care rezultă în urma unor tehnici de prelucrare specifice referitoare la caracteristicile fizice, fiziologice sau comportamentale ale unei persoane fizice care permit sau confirmă identificarea unică a respectivei persoane, cum ar fi imaginile faciale sau datele dactiloscopice; 
  • „date privind sănatatea” – date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistență medicală, care dezvaluie informații despre starea de sănatate a acesteia; 
  • „intreprindere” – o persoană fizică sau juridică ce desfășoară o activitate economică, indiferent de forma juridică a acesteia, inclusiv parteneriate sau asociații care desfașoară în mod regulat o activitate economică; 
  • „reguli corporatiste obligatorii” – politicile în materie de protecție a datelor cu caracter personal care trebuie respectate de un operator sau de o persoana imputernicită de operator stabilită pe teritoriul unui stat membru, în ceea ce privește transferurile sau seturile de transferuri de date cu caracter personal către un operator sau o persoană împuternicită de operator în una sau mai multe țări terțe în cadrul unui grup de intreprinderi sau al unui grup de intreprinderi implicate într-o activitate economică comună; 
  • „autoritate de supraveghere” – o autoritate publică independentă instituită de un stat membru în temeiul articolului 51; 
  • „prelucrare transfrontalieră” – inseamnă: 

(a) prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităților sediilor din mai multe state membre ale unui operator sau ale unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dacă operatorul sau persoana împuternicită de operator are sedii în cel puțin două state membre;
(b) prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităților unui singur sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dar care afectează în mod semnificativ sau este susceptibilă de a afecta în mod semnificativ persoane vizate din cel puțin două state membre; 

Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele personale pe care le prelucrăm sunt, în principal, datele existente în contract/CV/video de prezentare sau în baza noastră de date, referitoare la date de contact, experiența profesioală, demografice, de localizare sau alte date personale pe care le colectăm direct de la dvs. (aplicare pe site, email pe oricare din adresele de @recrutare-smart.ro, telefonic) sau prin intermediul agenţiilor de recrutare partenere, atunci când deveniți un potential client, candidat sau colaborator.

  • Dacă sunteți vizitator al site-ului/ale paginilor de social media ale companiei, EUROPX HR SOLUTIONS SRL va prelucra date referitoare la modul în care utilizați Site-ul, precum preferințele dvs. și orice alte categorii de date pe care le furnizati în mod direct de dvs., prin intermediul site-ului sau la datele de contact prezentate de companie.
  • Dacă sunteți client sau colabor, EUROPX HR SOLUTIONS SRL. va prelucra datele dvs. cu caracter personal, cum ar fi nume şi prenume, telefon, adresa de e-mail, date referitoare la modul în care utilizați Site-ul, precum preferințele dvs., precum și orice alte categorii de date pe care le furnizați în mod direct de dvs., prin intermediul site-ului sau la datele de contact prezentate de companie.
  • Dacă sunteti candidat al companiei, EUROPX HR SOLUTIONS SRL va prelucra datele de contact, experiența, nivelul de studii sau alte date pe care ni le transmiteți direct sau prin intermediul agentiilor de recrutare partenere, din CV-ul, înregistrarea video sau imaginile transmise. In cazul în care veți fi selectat, datelor menționate anterior se adaugă date de identificare ți date biometricie din copii ale documentelor sau declarațiilor pe care ni le transmiteți în mod direct sau prin intermediul agentiilor de recrutare partenere.
  1. Scopurile și temeiurile de prelucrării

Compania EUROPX HR SOLUTIONS SRL prelucrează date în scop de recrutare și selecție, în scopul realizării documentației de imigrare, în scop de derulare a serviciilor în calitatea sa de prestator sau beneficiar și în scop de promovare.

Datele prelucrate în acest scop sunt:

  • Date de identificare și de contact: nume, prenume, data nașterii, vârstă, sex, naționalitatea și/sau cetățenia, adresa de domiciliu/reședință, numărul de telefon, adresa de e-mail, CNP/serie și număr pașaport, fotografia dumneavoastră;
  • Date privind statutul si experiența profesională: studii/calificarea deținută, funcțiile deținute, natura activității, date privitoare la foști angajatori, orice alte date privind experiența profesională pe care urmează să ni le puneți la dispoziție, înregistrări audio-vizuale cu probe de lucru
  • Orice alte date ce pot reieși din cuprinsul documentelor de identitate ori a altor documente și informații puse la dispoziția societății.  

Temeiul prelucrării datelor dvs: 

Datele necesare procesului de recrutare și selecție, precum CV, înregistrări audio-vizuale, diplome sau alte documente și informații care certifică studiile, experiența și expertiza candidaților au la bază contractele de servicii de recrutare încheiate cu clienții noștri și/sau, după caz, contractile de colaborare încheiate cu Agențiile de recrutare partenere.

Datele necesare procesului de imigrare, respective aducerea pe teritoriul României a candidaților străini selectați, precum pașaport, viză, cazier, permis de ședere, au la bază legislația română în vigoare.

Datele necesare derulării serviciilor socetății în calitatea sa de angajator, prestator sau beneficiar, au la bază contractele de muncă, de colaborare, respectiv de prestări servicii încheiate.

  • Furnizarea datelor dumneavoastră în scopurile și temeiurile menționate mai sus este necesară. Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea EUROPX HR SOLUTIONS de a respecta obligațiile legale și contractuale care îi revin și deci imposibilitatea de a vă oferi serviciile solicitate.

Datele prelucrate pentru activități de promovare a serviciilor EUROPX HR SOLUTIONS, respectiv prin postarea testimonialelor, imaginilor sau înregistrarilor audio-vizuale puse la dispoziția companiei sau pentru activități de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanţă (e-mail) de comunicări comerciale privind produsele şi serviciile oferite de EUROPX HR SOLUTIONS au la bază bază consimțământul dumneavoastră.

  • Furnizarea datelor dumneavoastră în acest scop este voluntară.

  • Modalitățile de obținere a datelor dvs. sunt:
  • Direct de la dvs,prin intermediul formularului de contact de pe site-ul recrutare-smart.ro, prin e-mail (adresele companiei – prenume.nume@recrutare-smart.ro) sau prin telefon, la numerele de contact ale echipei EUROPX HR SOLUTIONS, atunci când ne trimiteți, după caz, date de contact, date de identificare, cv, înregistrari video sau alte date necesare în scop de recrutare sau în scopul încheierii contractului de muncă, contractului de colaborare sau, după caz, contractului de prestări servicii.
  • Prin intermediul agentiilor de recrutare partenere, atunci când le puneți la dispoziție acestora cv, înregistrări video, date de contact, date de identificare precum și copii ale documentelor pentru a fi trimise către EUROPX HR SOLUTIONS, în scop de recrutare și derulării procedurilor necesare obținerii avizului de muncă/permisului de ședere pentru angajarea dvs. la o companie-client din România. 

  1. Metode de prelucrare

Procedura de prelucrare a datelor se bazează pe principiile eticii, legitimitățiii, transparenței și utilizării datelor necesare și sufieciente.

Majoritatea datelor sunt prelucrate manual, de către angajatii si partenerii EUROPX HR SOLUTION SRL. Datele obținute în calitate de vizitator al site-ului sau rețelelor sociale pot fi prelucrate manual sau prin intermediul unor metode automatizate care să permită memorarea, prelucrarea și transmiterea acestora în conformitate cu prevederile legale.

Mijloacele tehnice și organizatorice utilizate (precum acces securizat și parolat la server si device-urile electronice utilizate, păstrarea documentelor fizice în dulap metalic securizat, sub cheie) garantează securitatea, confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea sistemelor și serviciilor  pentru a preveni riscul pierderii, distrugerii, accesului neautorizat, divulgării sau utilizării ilegale a datelor, în plus față de măsurile rezonabile pentru a asigura anularea sau modificarea datelor care nu sunt adecvate scopurilor pentru care vor fi prelucrate.

  1. Durata pentru care vă prelucram datele

EUROPX HR SOLUTIONS SRL va prelucra datele dvs cu caracter personal atât cat este necesar pentru realizarea scopurilor de prelucrare menționate anterior sau, în lipsa altor specificații, pe o perioadă de 3 ani.

Datele personale obținute prin semnarea contractelor se utilizează pe întreaga perioadă contractuală și se păstrează arhivate conform procedurilor legale în vigoare.

La expirarea perioadelor de depozitare indicate mai sus, datele vor fi distruse sau transformate într-un format anonim fiind ultilzate la întocmirea statisticilor companiei.

  1. Acordarea și retragerea consimțământului
  • In calitate de vizitator al site-ului, vă puteți exprima consimțământul pentru prelucrarea datelor prin bifarea căsuței corespunzatoare în cutia-dialog a site-ului
  • In calitate de prospect/client potențial, vă puteți exprima consimțământul prin acordul de includere în baza noastra de date, prin e-email, sau, după caz, prin semnarea contractului
  • In calitate de candidat, vă puteți exprima consimțământul prin Acordul de prelucrarea a datelor

Pentru dezabonarea de la primirea comuncărilor de marketing/comerciale puteți folosi opțiunea de la finalul fiecărui e-mail ce conține comunicări comerciale.

Pentru retragerea sau modificarea consimțământului puteți trimite o solicitare scrisă la adresa punctului de lucru al agenţiei sau pe email la dataprotection@recrutare-smart.ro. 

  • Confidențialitatea datelor cu caracter personal

Datele dvs. sunt prelucrate de către angajații sicietății EUROPX HR SOLUTIONS, conform procedurilor interne și cu respectarea legislației în vigoare. Angajații societății sunt informați privind procedurile de procesare și utilizare a datelor cu caracter personal, în scopurile prevuzute mai sus.

Pentru îndeplinirea scopurilor prevăzute mai sus, în special cu referire la procesul de recrutare și selecție, echipa EUROPX HR SOLUTIONS SRL poate dezvălui datele dvs. către terți, clienți, parteneri precum și autorități naționale și internaționale implicate în procesul al cărui scop sunt prelucrate datele dvs precum:

  • În procesul de recrutare şi selecţie – datele sunt furnizate de agențiile de recrutare partenere și sunt transmise clienților care au solicitat candidații, în baza unor acorduri/contracte de prestări servicii sau contracte de colaborare în care sunt reglementate
  • Pentru procesul de imigrare şi angajare
  • Pentru promovarea serviciilor companiei, inclusive pentru trimiterea de comunicări comerciale
  • Pentru menţinerea, testarea şi îmbunătăţirea site-ului și a serviciilor oferite de societate
  • Atunci când dezvăluirea datelor este solicitată prin lege

Precizăm că în eventualitatea în care vom divulga datele dvs. cu caracter personal unor furnizori și/sau parteneri contractuali, ne vom asigura, prin mecanismele și procedurile implementate, că aceștia îndeplinesc și respectă cerințele legale privitoare la prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal (spre exemplu, clauze contractuale de confidentialitate, acorduri de prelucrare a datelor cu caracter personal).

  • Transferul datelor cu caracter personal

Pentru realizarea scopurilor menționate mai sus, datele dvs. sunt transmise clienților noștri care au solicitat găsirea candidaților potriviți pentru posturile vacante. De asemenea, datele sunt furnizate de sau transmise către agențiile noastre de recrutare cu care colaborăm în vederea găsirii candidaților potriviți. Ulterior selecției, datele și copii ale documentelor personale transmise de canidați sunt transmise către Inspectoratul general pentru imigrări, în vederea obținerii avizului de muncă și/sau a permisului de ședere, acolo unde este cazul.

De asemenea, platformele online pe care le folosim pentru procesul de proimovare a serviciilor și/sau recrutare ar putea avea acces la datele dvs. personale pe care le furnizați.

Datele furnizate sunt transferate international, dinspre și către agențiile de recrutare externe și/sau candidați către clienții și instituțiile de stat implicate în proces din România.

  1. Măsuri de securitate 

Pentru protejarea datelor dvs. personale și pentru a reduce riscul incidentelor de securitate am implementat măsuri precum:

  • controlul accesului în spațiul fizic in care sunt păstrate documentelele/computerele/serverele care conțin date cu caracter personal
  • securizarea accesului electronic, prin: servere securizate, acces parolat pe computere, reguli de protecție a datelor pentru angajați, limitarea accesului altor persoane
  • măsuri de securitate implementate de terți conform angajamentelor contractuale cu aceștia.

  1. Drepturile de care beneficiați

În calitate de persoană vizată, în condițiile prevăsute de legislația în vigoare, beneficați de:

  • Dreptul la informare – puteți oricând solicita informații privind datele dvs. cu caracter personal pe care le deținem, despre modalitatea de procesare a acestora
  • Dreptul de acces – puteți o solicita și puteți obține, la cerere, informații și copii ale datelor dvs.
  • Dreptul la rectificare – puteți solicita atât rectificarea datelor dumneavoastră personale care sunt inexacte, cât și, dacă este cazul, completarea acestor date, ținând seama de scopul în care sunt prelucrate.
  • Dreptul la restricționarea prelucrării -puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale în situații expres prevăzute prin lege
  • Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale pe care le prelucrăm în situația în care acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, v-ați retras consimțământul pe baza căruia a avut loc prelucrarea și nu există un alt temei legal pentru continuarea prelucrării, v-ați opus prelucrării datelor dumneavoastră personale și nu există motive legitime care să permită prelucrarea în continuare a datelor; datele dumneavoastră personale au fost prelucrate în mod ilegal.
  • Dreptul la portabilitatea/transferul datelor – puteți solicita comunicarea fie direct către dvs., fie către un alt operator, a datelor dvs. personale într-un format structurat, care poate fi citit automat. Vă puteți exercita acest drept numai în situația în care datele dvs. personale sunt prelucrate de noi în baza consimțământului dvs. sau în temeiul unui contract
  • Dreptul la opoziție – vă puteți opune, în orice moment, în baza unor motive ce țin de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dvs. cu caracter personal, dacă aceasta este întemeiată pe consimțământul dvs., pe interesul legitim al nostru și/sau al altor terți sau pe un interes public.
  • Dreptul la retragerea consimțământului – în cazul în care prelucrarea datelor personale este întemeiată pe consimțământul dvs., acesta poate fi retras oricând.
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor.

Exercitarea acestor drepturi se realizează prin solicitare scrisă la adresa punctului de lucru al agenţiei sau pe email la dataprotection@recrutare-smart.ro

În situaţia în care consideraţi că v-au fost încălcate drepturile aveti posibilitatea să vă adresați cu o plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.